Implantación de software

Tanto en empresas de nueva creación como en las ya existentes, después de un trabajo de consultoría en que se detectan sus necesidades y se proponen las soluciones necesarias, nos encargamos de su implantación, haciendo un seguimiento continuo para asegurar el éxito.

Para llegar a este punto lo normal es que previamente se halla realizado un proceso de Consultoría que se describe en su apartado correspondiente. Este trabajo abarca tanto el aspecto de máquinas como de software, siendo este segundo caso el que reviste mucha mas complejidad. En otros casos, el cliente ya ha realizado esta labor de forma autónoma, teniendo una idea muy aproximada de lo que necesita.

Nos podemos hacer cargo de la migración de datos existentes, formación de usuarios, adaptación a las necesidades del cliente, puesta en marcha y soporte post-instalación.

La implantación de software de gestión empresarial siempre es un proceso complejo. Comienza por la elección del programa adecuado, siendo una tarea que desempeñamos el asesorar en la elección. Se ve condicionado por muchos factores, entre los que pueden ser destacados los siguientes:

  • Debe obtenerse un software que se se ajuste a las necesidades
  • El cambio de software debe tener un impacto mínimo en el trabajo diario
  • Hay que tener en cuenta las necesidades futuras

El programa apropiado

Cada empresa tiene particularidades en su gestión. Estas pueden ser mas o menos adecuadas, pero existen y han de tenerse presentes. El cambio de software de gestión es un buen momento para modificar aquellos procedimientos que son mejorables. Por otra parte, determinadas formas de gestionar algún proceso concreto, aún siendo poco ortodoxas, se justifican plenamente en el ámbito de una determinada empresa, por lo que no deben ser abandonadas. Esto obliga a encontrar el programa que nos permita encajar estos procedimientos, lo cual no es habitual en los estándares.

Existen bastantes programas que nos permiten parametrizar e incluso desarrollar las funcionalidades que se necesitan, pero su coste suele ser muy elevado, y el desarrollo de las modificaciones también. En este caso no tenemos la obligación de contar con el propietario del software para realizar el trabajo, sino que encontraremos empresas especializadas con las capacidades necesarias para hacerlo.

También podemos encontrar programas de empresas que nos ofrecen la posibilidad de crear a medida aquellas funcionalidades que nuestro caso concreto requiere, pero el coste de estas no suele ser bajo, pues ha de tenerse en cuenta que estamos comprando tiempo de desarrolladores y obligaremos a la empresa a mantener una versión de su programa para nosotros. En este caso si estamos obligados a contratar las modificaciones con el propietario del software.

Por último podemos acceder a software estándar sin modificar. En este caso hemos de buscar aquél que se adapte a nuestras necesidades de la mejor manera posible, lo cual implica el conocimiento de como podemos adaptar el funcionamiento de dicho software para encajar con nuestros procesos. Tanto en este caso como en el anterior tenemos mucha experiencia en lo que denominamos Extensiones del Software de terceros. Estos son pequeños programas que realizamos para nuestros clientes a través de los cuales accedemos a los procesos y datos de otros programas para aportarle, o emular, las funciones necesarias y que no están disponibles o su coste es muy elevado, pues a veces para obtener una pequeña función se nos obliga a adquirir una versión superior que incluye muchas mas funcionalidades que no necesitaremos.

En cualquiera de los tres caso anteriores hay un factor impotantísimo que no se puede dejar sin considerar: la continuidad del software. Debemos apostar por fabricantes que no ofrezcan dudas de la continuidad de su producto, pues si hacemos una inversión en la implantación de un programa de gestión y en un par de años el propietario decide abandonar el producto nos quedaremos con un programa que no evolucionará y en un breve plazo de tiempo obligará a sustituirlo nuevamente. En el primero de los tres casos citados anteriormente no es previsible encontrarnos en esa situación, pues el propio volumen de sus clientes hace impensable ese escenario. En los siguientes dos casos si es un factor a tener en cuenta.

Minimizar las alteraciones del trabajo diario

Las pequeñas empresas normalmente no son consciente de lo que implica el cambiar su entorno de gestión y creen que es sencillo terminar un día usando un programa y comenzar al día siguiente con uno nuevo. Normalmente alcanzamos este objetivo con pocas incidencias, pero esto conlleva por nuestra parte un gran esfuerzo en el periodo previo a la migración e inmediatamente posterior a la misma.

Este momento se escoge meticulosamente para que cualquier incidencia tenga el menor impacto posible en el negocio. Además siempre dejamos la posibilidad de volver temporalmente al punto anterior si  apareciera algún problema cuya solución no sea factible en un plazo razonable.

Para ello nuestro método incluye formación y asesoramiento a los usuarios previamente, a la vez que nos mantenemos a su disposición, incluso presencialmente, durante el plazo que se estime tras la puesta en marcha de la nueva solución.

Necesidades futuras

Las empresas no son entes estáticos. Por ello debemos tener en mente los requerimientos futuros que se prevean pueden aparecer en el ámbito TIC antes de abordar un proyecto de implantación.

En este sentido es importante considerar nuevamente la confianza que nos ofrezca el fabricante de software, pues no solo se trata de que este posea un mantenimiento adecuado por parte del fabricante. En caso de no ser así siempre tendremos la situación actual y funcionaremos como hasta ahora. Un problema mayor es cuando nuestros programas de gestión deben adecuarse a nuevas normativas, lo cual no podremos realizar.

Por otra parte, el mundo de las tecnologías de la información está en constante evolución, y debemos estar siempre preparados para poder sacar ventaja de las nuevas oportunidades que se nos ofrecerán.

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